Паперова трудова книжка втратила статус обов’язкового документа для оформлення трудових відносин. З 10 червня 2026 року електронний облік у Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України стає основним і достатнім способом фіксації трудової діяльності. Працівники більше не зобов’язані надавати паперовий документ при працевлаштуванні, а роботодавці — вести його за замовчуванням.
Перехідний період, запроваджений Законом № 1217-IX у 2021 році, завершується саме зараз. Оцифрування даних з паперових книжок рекомендується завершити до дедлайну, щоб уникнути зайвих перевірок при призначенні пенсії чи підтвердженні стажу. Водночас відсутність цифрової копії не призводить до втрати вже набутого страхового стажу.
Для новачків на ринку праці та досвідчених спеціалістів це означає спрощення процесів: витяг з реєстру доступний онлайн у будь-який момент, а паперова форма зберігається лише за бажанням працівника. Розуміння цих змін допомагає уникнути непотрібних непорозумінь і ефективно керувати своїми трудовими правами.
Від радянської традиції до цифрової реальності
Трудова книжка з’явилася в Україні ще за часів Російської імперії у формі формулярних списків, а в радянський період стала основним документом, що фіксував кожне місце роботи, переведення та нагороди. Вона слугувала не лише для обліку стажу, а й для соціального контролю. Після здобуття незалежності Україна зберегла паперову форму, але вже у 2003 році запровадила систему персоніфікованого обліку внесків, що заклало основу для цифровізації.
Закон № 1217-IX від 5 лютого 2021 року остаточно перевів облік трудової діяльності в електронний формат. З 10 червня 2021 року почався п’ятирічний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники могли подавати скановані копії паперових книжок до Пенсійного фонду. Дані до 1 січня 2004 року, коли запрацювала система єдиного соціального внеску, досі потребують підтвердження саме з паперових джерел. Після 2004 року інформація вже автоматично накопичується в реєстрі на основі звітів роботодавців.
Ця еволюція відображає глобальний тренд: багато країн давно відмовилися від паперових трудових книжок на користь цифрових баз даних. В Україні процес враховує специфіку радянської спадщини, де значна частина стажу припадає на період до 2004 року, тому оцифрування стало ключовим етапом.
Сучасний статус паперової трудової книжки при працевлаштуванні
Згідно зі статтею 24 Кодексу законів про працю України, при укладанні трудового договору працівник подає відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб або паперову трудову книжку, якщо вона є. Роботодавець не має права вимагати паперовий документ як обов’язковий. Для осіб, які влаштовуються на роботу вперше, трудова книжка оформлюється лише за їхньою письмовою вимогою — не пізніше п’яти днів з моменту подання заяви.
Стаття 48 КЗпП чітко визначає: облік трудової діяльності ведеться в електронній формі. Паперова книжка заповнюється роботодавцем паралельно тільки на вимогу працівника. Це стосується записів про прийняття, переведення, звільнення та заохочення. Після завершення перехідного періоду паперова форма повністю переходить у добровільний статус.
На практиці це означає, що більшість компаній, особливо у сфері IT, послуг та сучасного бізнесу, вже давно працюють без паперових книжок. Державні установи та підприємства з великим штатом продовжують вести їх за запитом, але загальна тенденція — до повної відмови.
Перехідний період та оцифрування: чому це важливо
До 10 червня 2026 року триває активне внесення даних з паперових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Подавати скановані копії можуть як роботодавці через свій кабінет страхувальника, так і працівники самостійно. Після обробки Пенсійним фондом інформація стає частиною електронної трудової книжки. Якщо дані не подані вчасно, це не анулює стаж, але може ускладнити його підтвердження при виході на пенсію — доведеться надавати оригінали чи архівні довідки.
Особливо актуально для працівників зі стажем до 2004 року: саме ці періоди не відображені в автоматичних звітах. Молоді спеціалісти, чия кар’єра почалася після 2004 року, майже не залежать від паперової форми. Для ФОП, самозайнятих та осіб, які працювали за цивільно-правовими договорами, оцифрування стосується лише тих періодів, де є записи в книжці.
Покрокова інструкція: як оцифрувати трудову книжку самостійно
Процес простий і доступний навіть для тих, хто перебуває за кордоном. Потрібен лише кваліфікований електронний підпис (КЕП) — його можна отримати в ПриватБанку, Дії чи у банку з підтримкою.
- Зайдіть на вебпортал Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua) і авторизуйтесь у особистому кабінеті за допомогою КЕП.
- Оберіть розділ «Комунікації з ПФУ» → вкладка «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть загальні дані про себе та надайте згоду на обробку персональних даних.
- Прикріпіть скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку (формат JPG або PDF, розмір до 1 МБ на файл, якість 300 dpi).
- Підпишіть заяву КЕП і надішліть до ПФУ.
Результати обробки з’являться в розділі «Мої звернення». Роботодавець робить те саме через свій кабінет страхувальника. Рекомендується перевіряти статус після обробки — зазвичай це займає кілька тижнів. Якщо книжка втрачена або пошкоджена, стаж підтверджується архівними довідками з попередніх місць роботи.
Порівняння паперової та електронної трудової книжки
Електронний формат пропонує суттєві переваги в швидкості та безпеці. Ось детальне порівняння:
| Аспект | Паперова трудова книжка | Електронна трудова книжка |
|---|---|---|
| Доступність даних | Фізичний документ, ризики втрати або пошкодження | Онлайн-доступ через Дію або портал ПФУ в будь-який час |
| Оформлення при працевлаштуванні | Подається за наявності, не обов’язково | Автоматичний витяг з реєстру |
| Оновлення записів | Ручне внесення роботодавцем | Автоматично на основі звітів |
| Підтвердження стажу для пенсії | Основний документ до 2004 року | Повний цифровий запис, швидке призначення пенсії |
| Захист даних | Ризик фізичного пошкодження | Захищена державна база з електронним підписом |
Джерело даних: Закон України № 1217-IX та офіційні роз’яснення Пенсійного фонду України.
Що зміниться після 10 червня 2026 року
Після завершення перехідного періоду паперова трудова книжка остаточно перестає бути обов’язковою. Роботодавці не зобов’язані її вести, якщо працівник не вимагає. Водночас за бажанням працівника записи вносяться паралельно в паперовий варіант. Електронний реєстр стає єдиним офіційним джерелом для державних органів, банків та інших установ.
Для пенсійного забезпечення це означає швидше та автоматизоване призначення виплат. Якщо дані оцифровані повністю, людина може вийти на пенсію без відвідування відділень фонду. У разі неповного оцифрування ПФУ запросить додаткові документи, але стаж не анулюється.
Переваги електронного обліку та практичні нюанси
Цифровізація зменшує бюрократію, мінімізує помилки при ручному заповненні та захищає від втрати документів. Працівник у будь-який момент перевіряє свій стаж через застосунок Дія або портал ПФУ. Для роботодавців це спрощує кадровий облік і зменшує витрати на папір та зберігання архівів.
Потенційні ризики пов’язані переважно з технічними аспектами: відсутність КЕП, помилки в сканах або технічні збої в реєстрі. Однак система постійно вдосконалюється, а ПФУ надає роз’яснення та підтримку. Для осіб, які працювали неофіційно або за кордоном, оцифрування не впливає — стаж підтверджується окремими документами.
- Перевірте свій стаж зараз. Увійдіть у Дію або портал ПФУ та завантажте витяг — це займе кілька хвилин і покаже можливі прогалини.
- Не відкладайте оцифрування. Навіть якщо дедлайн близький, подайте сканкопії самостійно — це гарантує швидке внесення даних.
- Зберігайте паперову книжку. Після оцифрування вона залишається у вас як архівний документ на випадок спорів чи міжнародних перевірок.
- Для роботодавців: інформуйте колектив. Підготуйте внутрішній порядок подання даних і надайте шаблони заяв — це уникне конфліктів.
- При першому працевлаштуванні. Якщо ви молодий спеціаліст, подумайте, чи потрібна вам паперова форма — для більшості сучасних кар’єр достатньо електронної.
- При втраті книжки. Зверніться до попередніх роботодавців або архівів за довідками — ПФУ допоможе інтегрувати їх у реєстр.
Ці рекомендації ґрунтуються на реальних сценаріях, з якими стикаються тисячі працівників щороку. Електронна система робить трудові відносини прозорішими та зручнішими, але вимагає певної ініціативи на етапі переходу.
Зміни в обліку трудової діяльності — це не просто технічна новація, а крок до сучасної, ефективної системи соціального захисту. Розуміння всіх нюансів дозволяє працівникам і роботодавцям впевнено рухатися вперед без зайвих паперів і непотрібних процедур.